Prvé týždne v novej práci sú citlivé obdobie. Práve vtedy sa rozhoduje o tom, či nový človek vo firme zapustí korene, alebo bude pochybovať o tom, či prijatie práce bolo naozaj dobrým rozhodnutím. Ak sa to deje, chýba mu istota, opora a pocit, že do firmy patrí.
O úspešnom zžití sa s novou firmou rozhoduje do veľkej miery proces adaptácie – onboarding. Nie je to formalita, ktorú si firma odškrtne v prvý deň. Nestačí podpísať papiere, odovzdať telefón, ukázať kuchynku a predstaviť pár kolegov. Dobrý nástupný proces toho obsahuje omnoho viac.
A rozhoduje o tom, ako rýchlo sa nový zamestnanec zorientuje, ako skoro začne fungovať naplno a či si k firme vôbec stihne vytvoriť vzťah. Ak chceme fluktuáciu znižovať systematicky, onboarding rozhodne netreba podceňovať.
Začlenenie sa trvá 90 dní
Veľkou chybou býva predstava, že onboarding trvá zopár dní, nanajvýš týždeň. V skutočnosti však adaptácia potrebuje čas. Nový človek potrebuje pochopiť a udomácniť sa v danom pracovnom systéme, v novej kultúre, v novom tíme. Potrebuje si osvojiť komunikáciu a pochopiť, čo sa od neho očakáva. Preto sa v praxi pri onboardingu osvedčil jednoduchý rámec prvých 30, 60 a 90 dní.
Počas prvého mesiaca je dôležité, aby sa človek zorientoval. Potrebuje vedieť, čo sa od neho očakáva, na koho sa môže obrátiť, ako fungujú procesy a aké pravidlá vo firme naozaj platia. Nie tie na papieri, ale tie každodenné. Kto čo schvaľuje, ako sa komunikujú problémy, čo sa považuje za dobrý štandard práce. Ak tieto veci chýbajú, nový zamestnanec síce nastúpi, ale vnútorne zostáva v strehu.
Druhý mesiac býva o zapojení. Človek už nepozoruje len zvonka, ale začína byť súčasťou diania. Dostáva viac úloh, preberá väčšiu zodpovednosť a postupne sa ukazuje, či rozumie svojej roli. Práve v tejto fáze je veľmi dôležité, aby mal jasne pomenované priority a dostával priebežnú spätnú väzbu. Nie až na konci skúšobnej doby, ale priebežne, normálne, prirodzene. Aby vedel, čo robí dobre a kde potrebuje pridať, pochopiť, doučiť sa.
Do 90 dní by sa mal nový človek dostať do bodu, keď už vie fungovať samostatnejšie, rozumie prostrediu a necíti sa ako návšteva.
Ak bol jeho štart chaotický, ak si musel všetko domýšľať, ak sa celé týždne cítil stratený, firma to síce nemusí vidieť hneď, ale veľmi pravdepodobne sa jej to vráti v podobe odchodu. Neistota totiž ešte nikoho dlhodobo nepripútala k práci.
Manažér a mentor sú pri nástupe kľúčoví
Hoci onboarding často zastrešuje HR, v realite ho najviac ovplyvňuje manažér. Práve on určuje tón a dianie v prvých týždňoch. Nový zamestnanec nepotrebuje dokonalý, prehľadný manuál s farebnými ikonami. Potrebuje človeka, ktorý je prítomný, komunikuje zrozumiteľne a nenechá ho tápať. Manažér by mal od začiatku jasne pomenovať očakávania, pravidelne sa pýtať, ako sa človeku darí a dávať spätnú väzbu skôr, než vznikne frustrácia.
Veľmi dobre fungujú aj malé, nenápadné veci. Krátky týždenný check-in. Pätnásť minút, počas ktorých si prejdú, čo sa podarilo, čo je nejasné a čo bude nasledovať. Jasné zadania namiesto vágnych viet o tom, že „veď sa do toho dostaneš“. A najmä dostupnosť. Pocit, že keď sa niečo zasekne, je tu niekto, kto pomôže.
Popri manažérovi býva veľkým plusom aj mentor alebo buddy. Niekto, kto novému človeku pomôže s menej formálnou časťou nástupu a vysvetlí, ako veci vo firme fungujú v skutočnosti, koho sa na čo oplatí pýtať, ako sa objednávajú obedy, kam chodia kolegovia na kávu, čo je dobré vedieť, aj keď to nikde nie je napísané. Presne tieto zdanlivé maličkosti robia obrovský rozdiel. Pomáhajú novému zamestnancovi získať pocit bezpečia, a ten je pri adaptácii dôležitejší, než sa môže zdať.
Benefity musia mať miesto už v onboardingu
Do onboardingu prirodzene patria aj benefity, no veľa firiem ich komunikuje zle. Spomenú ich medzi desiatkami iných informácií v prvý deň alebo čakajú, kým sa zamestnanec opýta sám. Potom sa však nemôžeme diviť, že ich ľudia neoceňujú a nevyužívajú naplno. Príčinou je to, že im nerozumejú alebo ich nevedia spojiť so svojím každodenným životom.
Nestačí povedať, že nový človek má stravovaciu kartu, príspevok na šport či iný benefit. Potrebuje pochopiť, ako mu to reálne pomôže. Kedy to využije, kde, v akej situácii a prečo je to preňho praktické. Benefity najlepšie fungujú vtedy, keď sú predstavené v reálnom kontexte. Keď sa zamestnanec dostáva do bežného režimu, rieši obedy, fungovanie počas dňa, oddych, šport či regeneráciu - až vtedy začínajú dávať zmysel.
„Ak zamestnanec v prvom mesiaci pochopí, že firma mu uľahčuje život, buduje sa lojalita prirodzene,“ hovorí Lívia Bachratá, riaditeľka pre Public Affairs v Edenred. A práve toto je moment, keď sa benefit prestáva tváriť ako pekný doplnok a začína plniť svoju funkciu. Pomáha človeku pocítiť, že firma nemyslí len na jeho výkon, ale aj na jeho prežívanie a život ako taký.
Najčastejšie chyby, ktoré brzdia onboarding
V praxi vidíme, že firmy to s onboardingom myslia dobre aj vážne. Problém je skôr v tom, že ho podceňujú v detailoch. Nový zamestnanec dostane v prvých dňoch priveľa informácií naraz. Procesy, pravidlá, interné systémy, kontakty, smernice. Má ich plnú hlavu, ale nič z toho sa v nej poriadne neusadí.
Inde zasa onboarding beží bez plánu. Niečo sa povie, niečo sa ukáže, niečo sa možno stihne neskôr. Lenže nový človek potom nevie, čo je vlastne dôležité a či napreduje tak, ako má.
Často chýba aj obyčajná spätná väzba. Manažér predpokladá, že keď sa nový človek neozýva, je všetko v poriadku. Lenže veľa ľudí sa v začiatkoch neozve práve preto, že nechcú pôsobiť neisto alebo otravne. Mlčanie preto ešte neznamená, že všetko zvláda a všetko je v pohode. Možno práve naopak.
Onboarding je investícia
Ak chceme onboarding využiť ako nástroj na znižovanie fluktuácie, nemôžeme ho riešiť narýchlo ani pocitovo. Potrebuje systém a jasný cieľ. Nemusí byť zložitý ani drahý. Často stačí lepšie načasovanie, viac komunikácie a väčší dôraz na to, ako sa nový človek vo firme naozaj cíti.
Lebo o tom, či zamestnanec zostane, sa rozhoduje v prvých dňoch, prvých týždňoch, v malých momentoch, ktoré zvonka vyzerajú nenápadne. V tom, či mal koho osloviť. Či vedel, čo sa od neho čaká. Či pochopil, že firma mu vie prácu aj život reálne uľahčiť. A práve onboarding je priestor, kde to všetko vieme ovplyvniť.
